Brauchen wir eine eigene Raumbuchungssoftware, wenn wir Microsoft 365 nutzen?

Für die reine Buchung nicht: Raumpostfächer in Microsoft 365 reichen aus. Ein Raumbuchungssystem ergänzt das um die Sichtbarkeit am Raum (Türpanel), Ad-hoc-Buchung, Check-in mit automatischer Freigabe nicht genutzter Termine und auswertbare Belegungsdaten.

Was ist Auto-Release beziehungsweise No-Show-Freigabe?

Der Raum muss zu Beginn des Termins am Panel bestätigt werden. Bleibt die Bestätigung aus, gibt das System die Buchung nach einer im Regelwerk festgelegten Frist automatisch frei, sodass der Raum wieder buchbar ist.

Wie werden Raumbuchungspanels mit Strom und Netzwerk versorgt?

In der Regel über Power over Ethernet: Ein Netzwerkkabel am Raum liefert Daten und Strom. Erforderlich sind daher eine Datendose an der Montageposition, freie PoE-Ports am Switch und ein mit der IT abgestimmtes VLAN.

Welche Datenschutzfragen sind bei Raumbuchung relevant?

Panels können Organisator und Betreff anzeigen, Sensorik erfasst Nutzungsdaten. Legen Sie vorab fest, welche Angaben sichtbar sind und wie lange Auswertungen gespeichert werden, und binden Sie Datenschutz sowie – wo vorhanden – den Betriebsrat frühzeitig ein.

Raumbuchungssystem für Konferenzräume: Auswahl & Integration

Raumbuchungssystem für Konferenzräume: Auswahl, Integration und Betrieb